Resumen
Identificación Del Responsable
Razón Social: Andrez Zapata Florez
NIT:
Domicilio: Antioquia, Colombia
Correo Electrónico: gerencia@andreszapataoficial.com
Sitio Web: www.andreszapataoficial.com
Marco Legal y Objeto
La presente política se fundamenta en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. Su objeto es garantizar el derecho constitucional de Habeas Data de todos los titulares (clientes, empleados, proveedores y usuarios) que suministren sus datos a LA FIRMA, informando las finalidades, derechos y canales de atención.
Finalidades Del Tratamiento
Andrés Zapata recolectará y tratará datos personales para los siguientes fines:
Prestación de Servicios Jurídicos: Gestión de procesos judiciales, estudios de títulos, elaboración de contratos y asesorías.
Gestión Inmobiliaria: Identificación de propietarios, arrendatarios y deudores para la administración de bienes y recuperación de cartera.
Estrategia Digital (TikTok/Redes): Contactar a los prospectos (leads) interesados en los servicios promocionados para el agendamiento de citas.
Gestión Administrativa: Cumplimiento de obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales con empleados y proveedores.
Notificaciones: Envío de información procesal a través de canales certificados (LitigioVirtual u otros).
Derechos de los Titulares
Usted, como titular de los datos, tiene derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA FIRMA.
Ser informado sobre el uso que se les ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios legales o cuando no exista un deber legal/contractual de permanecer en la base de datos.
Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores
LA FIRMA solo tratará datos sensibles (biométricos, salud, etc.) o de menores de edad cuando sea estrictamente necesario para la defensa de un derecho en un proceso judicial o con autorización expresa del tutor legal, garantizando siempre el interés superior del menor.
Seguridad de la Información
En cumplimiento del principio de seguridad, LA FIRMA adopta medidas técnicas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida o acceso no autorizado a la información, haciendo uso de herramientas digitales seguras y bitácoras de seguimiento.
Procedimiento para el Ejercicio de Derechos
Cualquier solicitud de consulta o reclamo relacionada con sus datos personales podrá ser enviada a:
Canal Principal: Correo electrónico a gerencia@andreszapataoficial.com con el asunto “Protección de Datos Personales”.
Tiempo de Respuesta: Las consultas serán atendidas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, prorrogables según la ley.
Vigencia
Esta política entra en vigor a partir del [Día] de [Mes] de 202X. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo que dure la relación contractual o la finalidad que justificó su tratamiento, más los términos de prescripción legal.
Introducción
La Firma, toma seriamente la protección de los datos personales y la confidencialidad de la información de sus clientes, empleados, voluntarios, colaboradores, contratistas o individuos que buscan trabajar con nuestra empresa y ha desarrollado y adoptado esta Política de Privacidad y de Tratamiento de Datos Personales para definir claramente su compromiso de proteger y respetar los derechos de los titulares de los datos que se encuentran en su posesión y control. Esta Política refleja requerimientos de la legislación colombiana y las responsabilidades profesionales en la manera en que realiza el tratamiento de los datos personales que requiere.
Las reglas de esta Política aplican al tratamiento de cualquier información de carácter personal sobre la cual La Firma tenga posesión y control, ya sea en sus aplicativos de tecnología o almacenada en bases de datos u otros sistemas, inclusive archivos físicos y sitios Web como este.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de La Firma, los contratistas y terceros que obran en nombre de La Firma. Todos los empleados, contratistas y colaboradores de La Firma deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral, se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de La Firma se obliguen a cumplir esta Política.
El incumplimiento de estas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según sea el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a La Firma por el incumplimiento de esta Política o el indebido tratamiento de los datos personales.
Para todos los efectos, este documento hará las veces del manual interno de políticas y procedimientos, así como las políticas de tratamiento de información a que se refiere los artículos 17 (literal k), 18 (literal f) y 25 (párrafo 2) de la ley 1581 de 2012.
Información sobre Andrés Zapata
Somos Andrés Zapata Consultoría Inmobiliaria y Empresarial. No somos simplemente una firma de abogados; somos una central de soluciones estratégicas diseñada para blindar el patrimonio de las familias y empresas colombianas.
Nacimos de la necesidad de profesionalizar el sector inmobiliario, combinando la rigurosidad del derecho tradicional con la agilidad de la justicia digital. Pero, por encima de los códigos y las pantallas, nacimos porque entendimos que detrás de cada propiedad hay un sueño, una herencia o el fruto de toda una vida de esfuerzo que no puede quedar al azar.
En Andrés Zapata, no nos apasionan los expedientes, nos apasiona la tranquilidad. Nos apasiona saber que cuando un cliente nos entrega sus documentos, nos está entregando su confianza. Por eso, hemos dejado atrás el concepto del abogado de oficina que solo reacciona al problema; nosotros somos estrategas proactivos.
Nuestros valores son nuestra brújula:
La Excelencia no es un estándar, es nuestro hábito. Si un proceso tiene nuestra firma, tiene la garantía de que se agotó hasta el último recurso técnico para protegerlo.
La Integridad es nuestro cimiento. En el mundo inmobiliario, la ética es lo que separa una buena inversión de un desastre jurídico, y en Andrés Zapata, la transparencia es nuestra única forma de trabajar.
La Innovación es nuestro lenguaje. No le tememos al futuro; lo usamos a nuestro favor para que la justicia sea rápida, efectiva y esté al alcance de un clic.
Nuestro eslogan es nuestra promesa sagrada: ‘Tus activos inmobiliarios en las mejores manos’.
Estar en ‘las mejores manos’ significa que tu patrimonio está vigilado por expertos que combinan corazón y cerebro. Significa que entendemos el mercado porque lo vivimos, y que entendemos la ley porque la dominamos. En un sector donde abundan las promesas vacías, en Andrés Zapata ofrecemos realidades jurídicas.
Estamos aquí para decirles que no tienen que caminar solos en sus inversiones o conflictos. Estamos aquí para ser el escudo de su propiedad y el motor de sus proyectos inmobiliarios. Porque en Andrés Zapata, no solo defendemos inmuebles; aseguramos futuros.
Definiciones
Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, tal como se transcriben a continuación:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Bases de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para el efecto, el Encargado del Tratamiento de la información será́ La Firma.
La Firma: Se refiere a la empresa con domicilio principal en la Cra 51 Nº 49 31 oficina 501, Coworking Work In, del Municipio de Itagüí, Departamento de Antioquia, Colombia con número de celular (324)2156199 y correo electrónico gerencia@andreszapataoficial.com
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el efecto, el Responsable del Tratamiento de la información será La firma,
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como recolección, procesamiento, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión y/o transferencia, supresión.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto del Tratamiento.
Marco legal
Nos regimos por el siguiente compendio normativo.
Constitución Política de la República de Colombia, artículo 15. Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Artículo 20 ibídem señala que “se garantiza el derecho de toda persona a informar y recibir información veraz e imparcial” y 74 sobre acceso a la información.
Artículo 2°. Ley 1266 de 2008. Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales. en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.”, determina en el numeral 4° del artículo 7° que .es deber de los operadores de bancos de datos, adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar los derechos constitucionales.
Artículo 4°. Ley 1266 de 2008: Principios de la administración de datos. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se tendrán en cuenta, de manera armónica e integral.
Artículo 5°. Ley 1266 de 2008: Circulación de información. La información personal recolectada o suministrada de conformidad con lo dispuesto en la ley a los operadores que haga parte del banco de datos que administra, podrá ser entregada de manera verbal, escrita.
Artículo 6°. Ley 1266 de 2008: Derechos de los titulares de la información.
Artículo 7°. Ley 1266 de 2008: Deberes de los operadores de los bancos de datos.
Artículo 16. Ley 1266 de 2008: Peticiones, Consultas y Reclamos
Decreto Reglamentario 1727 de 2009. Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.
Ley 1581 de 2012: Entró en vigencia la Ley 1581 del 17 de octubre 2012 de Protección De Datos Personales, sancionada siguiendo los lineamientos establecidos por el Congreso de la República y la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional. Como resultado de la sanción de la anunciada ley toda entidad pública o privada, cuenta con un plazo de seis meses para crear sus propias políticas internas de manejo de datos personales, establecer procedimientos adecuados para la atención de peticiones, quejas y reclamos, así como ajustar todos los procesos, contratos y autorizaciones a las disposiciones de la nueva norma.
Artículo 4° al 17 Ley 1581 de 2013: Principios para el Tratamiento de datos personales
Artículo 9°. Ley 1581 de 2013 Autorización del Titular.
Artículo 11. Ley 1581 de 2013 Suministro de la información
Artículo 12. Ley 1581 de 2013 Deber de informar al Titular.
Artículo 14. Ley 1581 de 2013 Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado.
Artículo 15. Ley 1581 de 2013: Reclamos.
Artículo 17. Ley 1581 de 2013: Deberes de los Responsables del Tratamiento.
Decreto reglamentario 1377 de 2013: Protección de Datos, decreto por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
Artículo 4°. Decreto 1377 de 2013 Recolección de los datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente
Artículo 11. Decreto 1377 de 2013 Limitaciones temporales al Tratamiento de los datos personales.
Artículo 23. Decreto 1377 de 2013 Medios para el ejercicio de los derechos.
Decreto 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.
Decreto Reglamentario 103 de 2015: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.
Artículo 4° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013: Recolección de los datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente.
11 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013: Limitaciones temporales al Tratamiento de los datos personales. Los Responsables y Encargados del Tratamiento solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
23 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013: Medios para el ejercicio de los derechos. Todo Responsable y Encargado deberá designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.
Decreto Reglamentario 886 de 2014. Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
Decreto reglamentario 1074 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”.
Principios Rectores para la Protección de Datos Personales
De acuerdo con la interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de los datos personales y las normas que complementan, modifican o adicionan, se aplicaran de manera armónica e integral los siguientes principios:
Principio de la Legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transferencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido el titular y/o por las personas previstas en la ley.
Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por la entidad, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en términos de esta
Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Interpretación integral de derechos constitucionales: La Ley 1581 de 2012 se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el habeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de
equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.
La Firma, en desarrollo del principio de legalidad velará porque los datos sean adquiridos, tratados y manejados de manera lícita. Así́́ mismo, cuando actúe como responsable del Tratamiento, le informará al Titular de manera clara, suficiente y previa acerca de la o las finalidades de la información a ser suministrada. En el evento en que la finalidad cambie o se modifique de tal manera que el titular de manera razonable no lo espere, le informará a éste de manera previa, con el fin de obtener de nuevo su consentimiento. Recaudará los datos que sean estrictamente necesarios para llevar a cabo las finalidades perseguidas y los conservará para alcanzar la necesidad con que se han registrado. Respetará́ la libertad que tiene el Titular para autorizar o no el uso de sus Datos Personales y, en consecuencia, los mecanismos que utilice para obtener el consentimiento le permitirán al Titular manifestar de manera inequívoca que otorga tal autorización.
Principio de Necesidad y Proporcionalidad: Los Datos Personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá́́́́ hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
Principio de Temporalidad o caducidad: El período de conservación de los Datos Personales será́́́́ el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.
Derechos de los Titulares de los datos
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados podrá ser ejercidos por:
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable del Tratamiento.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Deberes del Responsable del Tratamiento de Datos Personales
De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto la ley;
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión
por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Información que se recolecta
La Firma en desarrollo de sus actividades comerciales y en concreto para la comercialización de diferentes tipos de servicios, les solicita a sus clientes y a sus usuarios diferentes datos personales necesarios para efectos de poder realizar en forma adecuada y por medios electrónicos la venta de los referenciados productos o servicios. Para el efecto, La Firma podrá́́́́ solicitar y tratar los siguientes datos de acuerdo a la presente Política y sin que la siguiente sea una lista taxativa:
Nombre completo
Número de documento de identidad.
Fecha de nacimiento.
Número de celular.
Correo electrónico.
Profesión o formación académica
Cargo o rol que desempeña en la empresa
Nombre de la empresa
NIT de la empresa
Actividad económica
Municipio donde está ubicada la empresa
Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
Desde la entrada en vigencia de la presente Política, La Firma al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una Autorización a los Titulares, informando sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.
La Firma obtendrá́́́́ la Autorización de los Titulares mediante diferentes medios, entre ellos el documento electrónico, físico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, WhatsApp, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se
concluya de forma razonable que fue otorgada la Autorización por parte del Titular de la información o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La Firma conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
Los formularios y solicitudes utilizados para proveer servicios relacionados con gestión humana a contratistas y empleados deben describir el propósito por el cual los Datos Personales son requeridos, con quien podrán ser compartidos y por cuánto tiempo serán retenidos.
Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
Los Datos Personales que recopila La Firma, son incluidos en una Base de Datos a la cual tienen acceso el personal y/o contratistas de La Firma en ejercicio de sus funciones, quien se advierte que en ningún caso está autorizado para el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos:
Para el envío de notificaciones vía correo electrónico, WhatsApp o mensajes de texto que informen sobre eventos académicos, foros, seminarios, congresos o conversatorios relacionados de nuestros servicios, confirmación de los servicios contratados, modificaciones, cancelaciones, saldos e invitaciones para evaluar u opinar sobre los productos adquiridos y el servicio recibido de parte de La Firma, sus empleados, contratistas o representantes.
Llamadas telefónicas para verificar las operaciones o transacciones hechas vía internet, telefónica o presencial si La Firma, sus empleados, contratistas o sus representantes lo consideran necesario.
Llamadas telefónicas para solicitar información o documentos que permitan establecer la identidad del cliente o el titular de la tarjeta de crédito o débito, en caso de disponer de un botón de pagos en la página web de la empresa La Firma.
Para comunicar constante con el cliente, para el conocimiento de sus procesos.
Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos, así como invitaciones a eventos de interés relacionados.
Implementar programas de fidelización.
Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios, condiciones comerciales y servicios postventa y realizar encuestas de satisfacción.
Preparar estudios de mercado, acciones de inteligencia de negocios, prospectiva de clientes, investigación y tendencias de mercado, actividades de georeferenciación y estudios estadísticos que permitan establecer preferencias de consumo.
Para mantener y actualizar constantemente Bases de Datos que generan estadísticas que permiten mejorar los servicios que reciben nuestros clientes.
Enviar información sobre actividades desarrolladas por La Firma o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.
Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
Proveer nuestros y productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación.
Compartir con terceros que colaboran con La Firma y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad. Se precisa en este punto que estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos de confidencialidad suscritos con los mismos.
Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante La Firma.
Ejecutar las obligaciones derivadas de los contratos civiles, comerciales y laborales en los cuales
La Firma es parte.
Es importante aclarar que La Firma no solicita, ni guarda información correspondiente a Tarjetas de Crédito o Débito que sea suministrada para hacer transacciones de compra en el portal Web. Esta información y el deber de Tratamiento de esta se encuentran a cargo de la pasarela de pagos directamente en caso de ofrecer este servicio a través de la página web.
Cualquier otra finalidad de llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre
La Firma y el Titular.
Procedimiento para el Tratamiento de los Datos Personales
Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de La Firma provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.
Canales tales como nuestro sitio web, redes sociales, línea de atención telefónica (call center), contratos comerciales y laborales, venta directa, distribuidores y canales de servicio, entre otros, son los medios a través de los cuales La Firma obtiene los Datos Personales a que hace referencia la presente Política.
Los Datos Personales recolectados por La Firma, son almacenados a través un software debidamente licenciado, el cual es suministrado por proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información.
Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la Autorización:
En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, La Firma determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, implica el deber del Titular de contactarse con La Firma a través de los medios dispuestos para ello, a saber:
Realizando la solicitud telefónicamente a través de las líneas de atención dispuestas para ello de acuerdo con lo establecido en la presente Política;
Diligenciamiento del “Formato PQR”, el cual se encuentra disponible en la página web de La Firma;
Remitiendo solicitud por escrito escaneada al correo electrónico dispuesto por La Firma, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular o;
Remitiendo solicitud por escrito al domicilio social de La Firma, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular.
Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a La Firma la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con La Firma que no se haya concluido, que el proceso esté en curso o que existan valores pendientes por cancelar.
Cuando un empleado o contratista que busque vincularse laboralmente o prestar sus servicios a La Firma, decida no dar su autorización a ésta para realizar el Tratamiento de sus Datos Personales, podrá La Firma no emplearlo, continuar con la relación contractual o proveerle beneficios.
Área responsable del Tratamiento de Datos Personales
El área de servicio de La Firma será el área encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del dato.
Todas las consultas, peticiones, quejas y reclamos se canalizarán a través de los medios habilitados por La Firma, a través del correo electrónico gerencia@andreszapataoficial.com o en la dirección física Cra 51 Nº 49 31 oficina 501, Coworking Work In, del Municipio de Itagüí, Departamento de Antioquia, Colombia con número de celular (324)2156199 quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de estos.
Estas son las pautas para atender consultas y reclamos:
Consultas
Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposen en La Firma se canalizarán a través de los canales que tiene La Firma para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente
– Fecha de recibo de la consulta
– Identidad del solicitante
Una vez identificada la identidad del Titular, se le suministrarán los Datos Personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta Política.
El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a La Firma, la cual debe contener la siguiente información:
- a) Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.
- b) Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
- c) Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
- d) Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la Base de Datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Obligación de Cumplimiento
Las políticas de privacidad de la información son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados y contratistas de La Firma, sin importar su función o línea de negocio. Cualquier incumplimiento de esta Política o uso no autorizado de los Datos Personales puede generar una acción disciplinaria por parte de La Firma al infractor. Todos los empleados y contratistas están obligados a continuar protegiendo la información de La Firma después de terminar su relación laboral o contractual con La Firma.
Cada área funcional dentro La Firma deberá adoptar las medidas necesarias para cumplir con los principios y obligaciones establecidos en el presente documento e implementar los mecanismos necesarios para evidenciar dicho cumplimiento, tanto ante los interesados como ante las autoridades de supervisión.
En especial los empleados y contratistas de La Firma siempre deben:
Realizar esfuerzos razonables para limitar el manejo de datos de carácter personal al mínimo necesario.
Orientarse por el respeto a los derechos y libertades de las personas, sin mostrar discriminación.
Tomar precauciones razonables para proteger la información personal contra su uso para fines erróneos y revelación inadvertida.
Responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales
La Firma adopta las medidas necesarias para, de ser necesario, demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que ha implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con sus obligaciones legales en todo lo relacionado con el tratamiento de datos personales. Dichas medidas serán consistentes con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y los mandatos de los artículos 26 y 27 del Decreto 1377 de 2013.
Información NO Personal y Seguridad
La Firma recolecta y guarda información no personal de forma automática cada vez que el cliente entra a la plataforma o sitio web de La Firma; por ejemplo, el destino que selecciona o la forma en que usa el sitio. Esta información se recolecta a través de cookies y permite hacer mejoras constantes.
Las cookies son archivos de texto que guarda el navegador del cliente en el disco duro de su computadora. Cuando entra al sitio web de La Firma, es posible que La Firma guarde información sobre su sesión y le asigne una o varias cookies. Las cookies sirven por ejemplo para saber si es la primera vez que visita el sitio web. Lo cookies no recolectan ni guardan información personal.
¿Cómo se puede modificar la manera en que el navegador del cliente maneja las cookies? Hay 2 acciones básicas sobre el manejo de cookies:
Cambiar los permisos de su navegador para aceptar o bloquear cookies. El proceso puede variar un poco dependiendo el navegador. Si al cliente le interesa esta opción, puede hacer una búsqueda en Google (o el buscador de su preferencia) con la frase “Cómo administrar las cookies en (nombre de su navegador)”. Por ejemplo: Cómo administrar las cookies en Internet Explorer.
o Puede el cliente borrar todas las cookies que ya existen en su computadora.
Fecha de entrada en vigencia de la presente política y período de vigencia de la base de datos
Esta Política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 e incorpora algunos aspectos que se establecieron en los Decretos 1377 de 2013, 886 de 2014 y 1074 de 2015 razón por la cual entrará en vigor a partir del 18 de septiembre de 2025.
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento
